tips om je mailbox te organizen

De beste tips om je mailbox te organiseren

Soms kan een inbox zoveel tijd in beslag nemen dat het je eerder tijd kost dan het je tijd oplevert. Niet effectief dus. Tijd om je mailbox te organiseren. Bij elke pling je mail bekijken en soms wel 10x dezelfde mail lezen. Erg handig is het niet en daarmee word je email een enorme stoorzender. Je kunt je minder concentreren en je mail kwijtraken of doordat alles door elkaar staat, neemt het ook nog eens meer tijd in beslag. Hoe structureer je je inbox nu zo dat je er juist veel minder tijd kwijt bent en het veel rustiger wordt in je hoofd?

Plan vaste tijden in om je mail te checken

Laat je inbox niet de hele dag open staan zodat je afgeleid wordt zodra er een nieuwe mail binnenkomt, maar kies een aantal momenten per dag waarop je je mail checkt en beantwoordt. Ongeveer 2x per dag is een mooi gemiddelde. Ik was bijvoorbeeld gewend om meteen mijn mail te doen zodra ik mijn dag startte, maar vaak heb je juist de meeste energie, waardoor je je beter kunt richten op taken die je moeilijker vindt. Plan daarom je mail in op momenten dat je wat lager in je energie zit, dat is dan een mooie afleidende taak om te doen.

Meld je af voor nieuwsbrieven

Je zult elke dag wel tientallen nieuwsbrieven en onnodige mail in je inbox krijgen. Houd eens een week bij welke mail je binnenkrijgt en welke je ook echt leest of behoefte aan hebt. Voor de rest? Op de email en schrijf je uit voor die mail om hem daarna te verwijderen. Je zult zien dat je zo al veel minder mail binnenkrijgt wat al een enorme rust met zich meebrengt.

Maak 3 mappen aan

Dan is het nu tijd voor de structuur. Ik laat mijn email altijd in mijn inbox binnenkomen zonder er regels of zo aan vast te stellen. Dit kun je natuurlijk wel doen als je dat prettig vindt, maar zo heb ik een beter overzicht op wat er binnenkomt en kan ik alles meteen afhandelen. Maak vervolgens 3 mappen aan: Acties, Archief en Wachten Op. Elke keer als je je ingeplande email moment hebt, doe je het volgende. Je neemt alle mails in de inbox door en je opent ze 1x. Je doel is om alle mails in je inbox te verwijderen.

Het stappenplan om je mailbox te organiseren

Gaat het om een mail die je niet interesseert? Schrijf je dan uit of verwijder de mail gewoon. Heb je de mail gelezen en hoef je er verder niets meer mee te doen? Sleep hem dan naar Archief. Bevat de mail een actie die je moet doen of moet je de mail beantwoorden en kan je dit in maximaal 5 minuten doen? Beantwoord hem dan meteen. Verwijder of sleep de mail naar Archief als je er niets meer mee hoeft te doen en als je nog een antwoord verwacht sleep je hem naar Wachten Op. Bevat de mail een to do waar je wat langer de tijd voor nodig hebt? Sleep je mail dan naar Acties en zet de to do op je to do lijst zodat je het niet vergeet. Zo ga je elke mail af tot je inbox leeg is. Vergeet niet om een paar keer per week je Acties en Wachten Op mappen door te nemen en leeg te maken als je antwoord hebt gekregen of de actie hebt voltooid. Verwijder de mail dan of sleep hem naar Archief. Op deze manier ben je niet constant met dezelfde mail bezig, kost het je minder energie om je mail te doen en is het veel overzichtelijker.

Heb jij nog tips om je mailbox te organiseren?



SET YOUR HIGHLY CHARGED GOALS TRAINING

Never going back to square 1 or realising that you haven't many of your goals.
Feel motivated, confident and excited to set, plan & achieve all your health & happiness goals.

Enrol in my FREE 5 DAY training (JAN 11-15)
and make 2021 the year where you do follow through on your goals
!


* indicates required

Leave a Reply

Your email address will not be published.